愛知県岡崎市で地域医療を支えるあおい動物診療所さま。予約システム導入前は当日や直前の予約が多く、事前に診療内容を把握できないことによる準備の不足と、電話対応による業務圧迫という課題を抱えていました。 さまざまなシステムを比較検討された結果、予約メニューの柔軟性やLINE連携の使いやすさからWonderの導入を決定。導入後、電話対応件数が半分に軽減するなど、劇的な業務改善を実現されました。 今回は、院長様とスタッフの方に、Wonder導入の背景から具体的な効果、そして今後の期待について詳しく伺いました。少人数体制の動物病院経営における「重い負担」―貴院が予約システムの導入を検討された背景には、どのような課題があったのでしょうか？当院は少人数で診療を行っており、いくつかの課題に直面していました。まず、電話対応による業務圧迫です。特に、当日や前日の予約の電話が頻繁にかかってくるため、診察中にスタッフが電話対応に追われ、患者様をお待たせしてしまうことが多々ありました。また、診療前の準備が難しいという点も課題でした。突発的な予約が多く、事前に診療内容が把握できず、スムーズな診療に必要な準備が間に合わないことがありました。具体的に言えば、血液検査や点滴の準備など、事前に準備しておけばスムーズに始められる処置も、電話で急に予約が入ると対応が難しく、結果的に患者様の待ち時間が増えてしまうなど、サービスの質にも影響していました。さらに、予約なしで来院される方も多いため、来院が集中してしまうと、院内の混雑が発生し、車で来られる方が多い中、駐車場が満車になってしまうことも課題の一つでした。―診察時間外の予約については、どのような状況でしたか？診療時間外である夜間や早朝に予約を取りたいというニーズが非常に高かったのですが、少人数体制で電話対応はできず、予約の機会を逃している状態でした。患者様にとっても、電話がつながらないことで大きなストレスになっていたと思います。この「予約の取りこぼし」をなくし、患者様の利便性を高めることも、システム導入の大きな動機でした。決め手は”他社にはない”「柔軟な時間設定」と「使いやすさ」―他社の予約システムと比較・検討された中で、Wonderに決めた最大の決め手は何でしたか？他社のシステムも検討しましたが、Wonderに決めた最大の決め手は、予約メニューの時間帯を柔軟に設定できる点です。当院の診療は、通常の診察は30分枠、予防接種は15分枠など、処置によって必要な時間が異なります。Wonderは、この15分と30分の枠を混在させて設定できる点が、他のシステムにはない大きな魅力だと感じています。これにより、院内のオペレーションに合わせた最適な予約スケジュールを組むことができるようになりました。―また、アプリ不要でLINEから予約できる点は、いかがでしたか。Wonderは、アプリをダウンロードする必要がなく、普段使われているLINEから簡単に予約ページにアクセスできる点が非常に優れていると感じています。高齢の飼い主様でもストレスなく利用できると考えましたし、導入後の説明も簡単。利便性が高いため、結果的に導入後の予約利用率も高くなっています。電話予約が半分以下に！スタッフが「業務に専念できる」体制の確立―実際にWonderを導入された後、電話件数など、具体的な効果はありましたか？効果は劇的でした。まず、最も良い時で電話件数が半分以下に減少しました。電話対応が減ったことで、診察がスムーズになり、スタッフも本来の業務に集中できるようになりました。また、懸念していた夜間・早朝の予約の取りこぼしが減少。患者様が夜中や朝方に予約を取ってくださるようになり、診療時間外でも予約枠が埋まるようになりました。これにより、患者様サービスの質向上に直結したと実感しています。―電話対応が減ったことで、スタッフの方々の業務内容や負担にどのような変化がありましたか？電話対応が減ったことで、スタッフは目の前の業務に集中できるようになり、業務効率が格段に向上。診察中に電話が鳴り、対応のために手を止めるといったストレスがなくなり、より落ち着いて丁寧な診療を提供できるようになりました。これは、働き方改革という側面からも非常に大きな変化です。ー他に導入後の変化や成果はありますか？患者様がオンラインで予約するようになったため、突発的な予約がなくなり、事前に確認できるようになったため、来院前に必要な検査キットや器具、採血用のチューブ、点滴の準備などを済ませておくことが可能になりました。これにより、患者様が来院されてからすぐに診療をスタートできるため、待ち時間が短縮され、質の高い、効率的な診療が実現しました。今後の展望とWonderへの期待することー今後、Wonderに期待されている機能や要望があればお聞かせください。現在、開発中と伺っているペットホテル管理機能には、特に期待しています。当院ではペットホテルも運営しており、現状、予約管理とホテル管理を別々に行っているため、これが一本化されると非常に助かります。また将来的には、オンライン処方やオンライン診療のシステムにあると嬉しいです。特に、簡単な継続診療や処方箋の発行をオンラインで完結できるようになれば、患者様の利便性はさらに向上すると考えています。また、「順番待ち」機能の併用も期待しています。Wonderの資料請求はこちらから↓