「開業時から導入して良かった」— 柔軟なメニュー設定で、最小人数の病院運営を支えるWonder活用術

白兎どうぶつ病院様は、開業当初から獣医師1名と看護師1名という少数精鋭の体制で、質の高い診療を提供しています。多くの動物病院が直面する受付周りの課題に対し、開業時から「Wonder」を導入して業務の効率化を図りました。今回は、開業時からシステムを導入した背景と、導入後の具体的な変化について、長尾院長にお話を伺いました。

電話対応の課題を、開業時のシステム導入で解決

―まず、開業時の体制について教えてください。

獣医師である私1名と、正社員の看護師1名、週に1度勤務のパート看護師1名でスタートしました。そのため、実質的には常に獣医師1名・看護師1名の体制で運営することを想定していました。患者様の数については、開業当初は1日に5件前後を想定していました。

―開業時に感じていた業務上の不安や課題はありましたか？

はい、一番の課題は、看護師が電話対応に専念してしまうと、本来の看護業務に支障が出てしまうことでした。獣医師1名・看護師1名という限られた人数の中で、スタッフの力をいかに診療に集中させるかが最大の課題でした。

―なぜ開業時から予約システムを導入しようと考えたのですか？

その電話対応の課題を解決するためです。限られた人数で運営することを考えたとき、手作業での予約管理は非効率だと感じました。また、運営が始まってから途中でシステムを導入すると、患者様と病院スタッフの双方に混乱が生じ、慣れるまでが大変だと考えたため、導入するならば必ず開業時からと決めていました。

Wonderが「受付スタッフ」の役割を担う

―数ある予約システムの中で、Wonderを選んだ理由を教えてください。

以前の勤務先で使っていた他社システムは柔軟性に欠ける面がありましたが、Wonderは診療内容ごとに細かくメニューを設定でき、それぞれに予想される診療時間を割り当てられるなど、運用の自由度が高い点が魅力でした。

また、問診機能を通じて患者様が「気になること」などを事前に記入してくださるため、「どのような症状の子が来るのか」を来院前に把握し、心の準備や事前調査ができる点も非常に助かっています。電子カルテとの連携を前提に探していた中で、これらの機能が決め手になりました。

―開業直後にWonderを導入して、特に助けになった場面はありますか。

やはり、事前に「どういう症状の、どの動物が来るか」が詳細にわかる点です。以前使っていたシステムでは「犬」か「猫」か程度しかわからず、実際に診てみたら予想と全く違ったということも多々ありました。Wonderでは品種や相談内容まで事前にわかるため、落ち着いて診療の準備ができます。

―最小人数でも運用できていると感じることはありますか。

はい、はっきりと感じています。もちろん、お電話で予約が入ることもありますが、予約全体の8〜9割はLINEやWebからいただいています。その分の電話対応に時間を割かなくて済むのは、非常に大きいですね。今いるスタッフも「使いやすい」とすぐに慣れてくれました。

―今後、Wonderに期待する機能はありますか？

現在、入院管理を紙で行っており、退院時にその紙を写真に撮って電子カルテに貼り付けているので、この部分をデジタル化できると嬉しいです。また、ペットホテルの管理もWonderで一元管理できると非常に助かります。

機能面では、どのような患者様（動物種や初診・再診の割合など）が来院しているかを分析できる機能に期待しています。

―これから開業する先生に向けて、アドバイスをお願いします。

「これから開業するなら、絶対に最初から導入した方がいい」、これに尽きます。

運営が始まってから途中でシステムを変更するのは、想像以上に大変で煩雑です。最初にこれというものを一つ決めて、その運用を貫くことが、結果的に一番の効率化に繋がると思います。

Wonderの資料請求はこちらから↓