再来院率UPの鍵は「診察室での次回予約」！ 獣医師がサッと登録できるWonderの圧倒的な操作性

患者さま、院内共に使いずらさを抱えていた以前の予約システム。とにかく使いやすいシステムを探しWonderを導入した結果、当初の課題とは別に再来院率アップにも成功した兵庫ペット医療センター尼崎本院様。Wonderの運用について詳しくお話を伺いました。

患者さま/院内から声が上がった、前の予約システムの課題

―以前のシステムを使用していた中で、課題はありましたか。

以前使用していた予約システムは、獣医師単位で予約枠を設定するには向いていない仕組みで、予約管理に多くの手間がかかっていました。具体的には、予約の取り間違いやダブルブッキングも課題でしたし、当日の患者さまの動きが読みにくく、受付業務にも影響していたと感じています。

また、患者さまからも予約システムが使いづらいという声を頂いていました。窓口業務や電話対応が一向に減らなかったため、受付対応に負担もかかっており予約システムの変更を考え始めました。

―数ある予約システムの中で、Wonderを選んだ決め手を教えてください。

決め手となったのは、診察メニューに合わせて枠の時間だけでなく、獣医師や診察可能時間を自由にカスタマイズできる柔軟さと患者さまからのLINE予約が可能な点です。

当院のように複数の獣医師が在籍し、それぞれの得意分野や診察スタイルに応じて予約管理をしたい病院にとっては、非常に使いやすいシステムだと感じました。また、視覚的にも分かりやすいので、スタッフもすぐに馴染めました。細かなアップデートが継続している点も安心感があります。

またLINEから予約が可能な点についても魅力的でした。当院はトリミングは診療とは別で予約を取っているのですが、その中でLINE予約もうまく活用していることもあり身近に感じていました。そのため、患者さまからの予約が簡単で取りやすいLINE予約も大きな決め手となりました。

Wonder導入で、「再来院数の増加」を実感

―以前のシステムと比べてWonder効果が出たと感じたことは何かありますか。

大きく3つあります。

まず1つ目は、受付業務の効率化です。Wonderの管理画面はシンプルで獣医師毎に出勤の有無がわかり、患者さまの予約情報が一目で見れたり、1日のスケジュールが把握しやすくなり、当日の受付対応が格段にスムーズになりました。スタッフ間での情報共有もしやすくなっています。

2つ目は、予約作成手順が簡単になったことで獣医師自身が診察中にその場で次回の予約を入れてくれることが増えた点です。クリックだけで予約の複製ができるため、診察後にすぐに次回の来院予約を誘導でき、再来院数も増加傾向にあります。以前は再来院の予約を患者さまに委ねていたため、取り忘れやタイミングを逃すケースもありましたが、今は診察後その場で完結することで定着率が上がっています。

3つ目は、患者さまからの評判が良いことです。LINEから簡単に予約が取れるようになり、「予約が分かりやすく安心」といった声が増えています。ご年配の患者さまにも最初の登録だけ受付で一緒に設定をすることで、次回からはご自身でLINEからの予約を入れてくれています。受付としても患者さま自身の利便性が上がるためLINE予約数を上げるという目標を立ててご案内をしています。全体として患者満足度の向上につながっていると実感しています。

―院内スタッフの反応はいかがですか？

スタッフからは非常に好評です。特に受付スタッフは、以前よりも精神的な負担が減ったと話しています。以前は予約の調整で患者さまをお待たせする時間が長くなったり、間違いがないかダブルチェックする必要が多く、緊張感もありました。今では予約状況が可視化されていて、スタッフ間でもスムーズに共有できるので、余裕を持って対応できるようになりました。また、他の獣医師も「予約が自分で管理しやすくなった」「キャンセル状況がすぐ分かるので次の診察計画が立てやすい」と感じています。

オンラインDM機能で更なる効率化も目指していく

―今後Wonderに求めることはありますか？

現状でも非常に満足していますが、細かい部分でいくと、獣医師指名なしの予約が入った時に、その日時の予約が入れられる獣医師が簡単に選べる状態になるとさらに使いやすく感じますね。

DM機能も便利で活用しています。予約の確認や、急遽獣医師が勤務できなくなった場合の個別連絡が電話だと繋がらないことも多かったため、LINEを通してお伝えできることはとてもありがたいです。グルーピング機能によって健康診断のキャンペーンや、ワクチンの予防接種の案内など、それぞれ贈りたい相手を設定して送信できることも効率化に繋がると感じます。今まではハガキのデザインを考えたり、作成したりも大変だったので、そういった一手間がなくなることや、LINEで患者さまとコミュニケーションがとりやすくなったこともWonderならではだと感じます。

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